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如何设计开放式办公空间功能分区?

在过去的十几年里,工作场所最大的变化可能就莫过于空间形式的转变,例如:开放式空间替代了格子间。尽管这已形成了一种流行趋势,但仍会被一些人诟病,原因是:噪音的干扰、工作易分神、缺乏隐私保护等。

那么,互联网如此普及的今天,令人们随时随地工作成为可能,面对早已流行开来的开放式空间,如何安排不同的功能分区以达到办公的最大值?

事实上,针对开放式办公空间存在的弊端,可以通过许多方法解决,譬如:围绕核心公共区的周边设置独立办公室;使用办公家具(移动屏风、电话亭、拉帘等)起到保护功能;结合部门属性划分区块办公区;在办公区的边缘设置功能区以起到过渡作用......

开放式办公空间的设计试验

试验的前期准备

一场论证就此开始。来自丹麦的10位大学教授利用办公室搬迁的机会,进行了一场开放式办公空间设计的试验,通过对新办公室进行6个月的试用,5个前提条件如下:

1、办公室内的常驻人员需要具备专用的办公空间,需为访客提供灵活的工位;

2、需设置灵活性的工作模块,并且满足员工的社交环境;3\ 能够增加临时讨论交流的空间,但同样还要有集中精力工作的安静区域;4\ 最关键的一点:是一个被大多数员工接纳的环境。

实验团队首先划分了不同功能的办公室区域:满足工作需求的办公空间、配有咖啡吧的社交公共区、封闭的多功能会议室、专属的电话间、安静的阅读区。整个办公室内不再有固定的电话线,通过使用各种手机软件完成联络。

在所有的准备条件都充分完成后,最为重要的因素“环境的使用者”--人员,闪亮登场。依据参与人员的喜好进行细致化的安排。例如,课程协调员应留在自己的办公室,因为他们通常要参加许多会议、打很多电话,而这些会议和电话很难纳入开放的办公室,最后形成了一个空间里具有不同功能区域的设计方案。

最终的试验结果

6个月过去后,这间办公室仍在使用,至今已经五年。期间也发现了一些问题,例如,人们对某个房间的使用时间很不明确。为了解决这一问题,每一位新员工都要接受培训,了解使用规则。有时人们会预订一个房间,召开一天的会议,这就意味着别人无法使用这个房间。最后,不得不要求所有的会议室都要定期更新预订。当然,个别时候人们在开放空间里讨论问题或打电话的声音太大,影响到了别人,这时会有一个提示器,提醒他们到其它不影响别人的房间里去。

总体上看,开放空间的好处是显而易见的,共享的空间能在某种程度上加强了团队工作、促进即时协作、鼓励共享交流。

诚然,无法评价处开放式办公空间的好处与坏处,因为它们是相互依存的,对于给工作带来的弊端我们通过正确合理的设计手段或是方法解决就好。

第一,在设计之初,设计师要充分了解到使用人员的自身需求,依据他们的工作特点进行设计。譬如,销售类人员的日常工作都是在与客户洽谈、接待或是带领参观,因此他们需要一个专属的空间以降低对其他同事的干扰,并且在带领客户参观时也能拥有一条清晰流畅的动线。

其次,最难的是要保证所有人都能严格遵守各项规则。只有遵守规则并能及时相互约束,才能保证开放式空间的正常使用。高层领导的行动非常重要,他们不能天天躲在自己的办公室里与员工隔离开来。所以,团队领导们不仅要与下属同享空间,还不能使用最好的办公桌,以此告诉大家,即使是领导也要以身作则。

第三,要考虑空间里的工作氛围,在这样类型的空间里,员工从进入办公室那一刻起,所有的行为都是可见的,包括工作时间与谁交谈、谈了多长时间等。这样有助于建立一种协作的团队意识。不过也有人会认为这种透明的氛围会让人感到不适。

最后要注意,工作上的创新受很多因素的影响,团队成员的工作动力是他们保持工作效率的关键,因此仅靠一个开放的空间永远都不会达到最佳的工作效果,最为重要的是要看在空间里一起工作的人,如何通过最好的办法利用自己的空间。

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